受注から出荷まで、紙を 14 枚から 3 枚に

入る前の状態

受注から出荷までに、同じ内容を 14 枚の紙に書き写していました。営業が受注票を書き、生産管理が製造指示書に転記し、現場が作業票に写し、出荷担当が納品書に写す。同じ品番と数量が 4 回打ち直されていて、どこかで 1 回は間違うという前提で全員が動いていました。

支援に入って最初の 3 週間は、提案をしていません。受注が入ってから出荷されるまでを 24 件ぶん、すべて同席して数えました。転記にかかった時間は 1 件あたり平均 47 分、差し戻しは 24 件中 9 件です。

やったこと

紙を減らすことから始めていません。先に「誰がその紙を見て何を判断しているか」を 1 枚ずつ確認しました。結果、14 枚のうち 6 枚は誰も見ていませんでした。作った本人も、前任者から引き継いだので続けていた、という状態です。

残った 8 枚のうち 5 枚は、同じ情報を別の書式で見たいという理由で分かれていました。書式を揃えることに 2 週間かけ、最終的に 3 枚に統合しています。ツールは入れていません。既存の販売管理システムの帳票を 3 つ作り直しただけです。

半年後

転記時間は 1 件あたり 47 分から 11 分になりました。差し戻しは 24 件中 9 件から、直近 30 件で 2 件です。数字よりも、出荷担当が「前の工程に聞きに行く回数が減った」と言っていたことのほうが、定着の実感としては大きいと考えています。